ONLYOFFICE使法属波利尼西亚大学的无缝在线协作成为现实

ONLYOFFICE开辟了新的视野:其在线办公套件最近已在法属波利尼西亚大学进行了部署,以使所有员工都可以在线协作处理办公文档。

阅读下面的用例,以了解UPF为什么选择ONLYOFFICE,以及​​他们的初体验。

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关于法属波利尼西亚大学

法属波利尼西亚大学(UPF)是塔希提岛的高等教育和研究型公共机构。UPF成立于1999年,提供适合当地劳动力市场的各种课程和计划。共有三个部门:法律,经济学,管理;字母,语言,人文科学;科学,技术,健康。

UPF是一所发展中的大学,有来自118个岛屿的3200名学生。该校园有4个实验室,一个混合研究单位,2个联邦机构和一所博士学校,所有这些都为法属波利尼西亚的科学,技术和文化发展做出了贡献。

要达到的目标

考虑到来自波利尼西亚不同地区和该国地理环境的学生和研究人员的数量,大学需要组织有效的在线协作。

为了使学生和员工为数字化转型做好准备,有必要实施适用于所有人的统一沟通和协作工具。在UPF的日常运行中,他们需要:

  • 有空间存储他们的办公文件并可以随时随地访问它们;
  • 与同事和外部用户安全地共享这些文档或文件夹;
  • 实时共同编辑文档,而不会打扰他们的合著者并覆盖彼此的更改
  • 无需在多个应用程序之间切换,就可以在其数字工作场所内进行直接沟通。

由于UPF是教育机构,因此保证数据的机密性并确保符合GDPR至关重要。

为什么选择ONOFFOFFICE

考虑到这些因素,UPF考虑了许多同步共享和协作解决方案。

例如,共享服务“ Infos UPF”使工作人员可以访问他们的文档,并在其中进行编辑和共同编辑。由于限制范围,该服务被搁置了:共同编辑不是同时进行的,该服务在校园外不可用。

由于GDPR的要求,无法在教育机构中使用Google Docs,Dropbox或OneDrive之类的著名解决方案。

另一个选择是CLOUD UPF,它基于开源平台Nextcloud。它结合了共享和DMS功能。此外,无论用户身在何处,均可通过Nextcloud提供的移动应用程序访问此数字工作场所。但是,CLOUD UPF不提供编辑功能。

受法国大学在JRES 2019上展示的经验的启发,UPF决定基于免费解决方案部署自己的服务。首席信息官FranckMével和应用开发与部署工程师Christophe Yu Hung Tai负责ONLYOFFICE的实施过程和部署。

由于他们的努力,ONLYOFFICE与Nextcloud顺利集成,可在其界面中使用,并通过带来编辑功能来扩展其功能。ONLYOFFICE托管在UPF自己的服务器上,可确保完全控制用户的个人数据。

使用ONLYOFFICE的初步经验:优点和缺点

正如首席数字官Nicolas Truchaud解释说的那样,经过内部测试,该解决方案已为大学的员工启动。为了帮助研究人员和员工应对新工具,我们提供了教学材料和教程。例如,视频教程描述了如何实时共同编辑文档。观看法语视频>>

根据前两周使用ONLYOFFICE的人员填写的调查表,以及易用性,最受赞赏的功能是:

  • 同时进行共同编辑
  • 注释,
  • 修订。

DOCX和XLSX仍然是最常用的文件格式。

UPF服务副总监Morgane Leroux:

过渡到在线协作是我们组织的重大变化。ONLYOFFICE完全符合我们的数字化转型策略。此外,这是在当前情况下组织远程工作的非常有价值的工具。

但是,一些研究人员要求在科学活动中需要高级编辑功能。

«诸如Zotero,Mendeley或EndNote之类的书目管理工具在处理超过100页的复杂文档时将大有帮助”。

Zotero和Mendeley附加组件目前处于测试阶段,并将很快提供。

«某些动画和字体在演示文稿编辑器中不可用»。

 

UPF的IT战略和数字化转型副总裁SébastienChabrier,对于实现在线协作成为现实的项目的未来表示乐观:

我认为该办公套件将完全改变我们的工作习惯。就我们而言,我们将帮助我们的同事从ONLYOFFICE提供的所有优势中受益,以使每个工作日更有效率,并使团队中的每个成员更快乐!

mary发布  来源ONLYOFFICE博客

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